Pendahuluan
Banyak instansi masih ragu: apakah lebih baik melakukan scanning dokumen sendiri atau menggunakan jasa scan profesional?
Sekilas, scanning sendiri terlihat lebih hemat. Namun, jika ditinjau dari waktu, kualitas, dan keamanan, hasilnya bisa sangat berbeda.
1. Waktu dan Produktivitas
Melakukan scanning dokumen dalam jumlah besar secara mandiri sering kali memakan waktu lama.
Petugas harus:
- Menyiapkan dokumen
- Menjalankan scanner satu per satu
- Menyimpan file manual
Sedangkan jasa scan profesional menggunakan scanner high-speed yang mampu memproses ribuan lembar per jam.
Hasilnya: pekerjaan yang biasanya butuh berhari-hari bisa selesai dalam sehari.
2. Kualitas Hasil Scan
Scanner standar kantor biasanya menghasilkan gambar buram, tidak rata, atau terlalu besar ukurannya.
Jasa scan profesional menggunakan alat kalibrasi warna, OCR, dan software image enhancement, sehingga:
- Dokumen terbaca jelas
- Ukuran file efisien
- Hasil siap diarsipkan atau dicetak ulang
3. Biaya Operasional
Banyak yang berpikir scanning sendiri lebih murah, padahal:
- Perlu waktu pegawai (biaya waktu kerja)
- Risiko kerusakan scanner tinggi
- Konsumsi listrik dan penyimpanan file besar
Jika dihitung total, menggunakan jasa scan profesional lebih efisien untuk skala besar.
4. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
Jasa scan profesional seperti scan-ljk.dmr.id memiliki prosedur keamanan berlapis, termasuk:
- Penandatanganan NDA (Non Disclosure Agreement)
- Penghapusan file setelah serah hasil
- Ruang kerja terbatas akses
5. Hasil Siap Pakai
Selain file PDF, jasa profesional juga dapat memberikan hasil:
- File Excel hasil OCR
- Index folder sesuai kategori dokumen
- Backup cloud atau flashdisk
Kesimpulan
Jika kebutuhan scanning hanya beberapa dokumen, scanning sendiri sudah cukup.
Namun untuk ribuan dokumen atau arsip penting, jasa scanning profesional jelas lebih cepat, aman, dan efisien.