Di era digital saat ini, kebutuhan akan jasa scanning semakin meningkat, baik untuk keperluan bisnis, pendidikan, maupun administrasi. Proses digitalisasi dokumen membantu menyimpan data lebih aman, rapi, dan mudah diakses. Namun, sebelum menggunakan layanan ini, penting untuk memahami estimasi biaya jasa scan serta faktor-faktor yang memengaruhi harganya.
1. Jenis Dokumen yang Akan Discanning
Jenis dokumen sangat memengaruhi biaya. Dokumen standar seperti kertas A4 dengan teks hitam putih biasanya lebih murah dibandingkan:
- Dokumen berwarna
- Gambar resolusi tinggi
- Arsip besar seperti blueprint atau peta
- Formulir LJK atau dokumen khusus
Semakin rumit format dokumen, semakin tinggi pula tarif scanning.
2. Volume atau Jumlah Dokumen
Banyak penyedia jasa scan menawarkan harga per lembar. Namun, jika volume dokumen sangat besar (misalnya ribuan lembar), biasanya akan ada harga paket atau diskon. Inilah alasan mengapa estimasi biaya bisa berbeda tergantung jumlah dokumen.
3. Resolusi dan Kualitas Hasil Scan
Kualitas hasil scan diukur dalam DPI (dots per inch). Semakin tinggi resolusi yang diminta (contoh 300–600 DPI), semakin detail hasilnya. Namun, file akan lebih besar dan proses scanning membutuhkan waktu serta tenaga ekstra, sehingga biaya juga lebih tinggi.
4. Jenis Scanner yang Digunakan
Peralatan yang digunakan juga berpengaruh. Misalnya:
- Flatbed scanner → cocok untuk dokumen sedikit dan hasil detail.
- Sheet-fed scanner → efisien untuk dokumen banyak.
- Scanner khusus LJK atau arsip besar → membutuhkan mesin canggih dengan biaya perawatan tinggi.
Teknologi scanner yang digunakan biasanya tercermin pada harga jasa.
5. Layanan Tambahan
Selain scanning, beberapa penyedia jasa juga menawarkan layanan tambahan seperti:
- OCR (Optical Character Recognition) → mengubah hasil scan menjadi teks yang bisa diedit.
- Indexing dan pengelompokan file → memudahkan pencarian dokumen digital.
- Konversi format file (PDF, JPG, TIFF, dsb.)
- Penyimpanan di cloud atau media digital
Layanan ini tentu akan menambah biaya, namun sangat bermanfaat untuk manajemen dokumen jangka panjang.
6. Lokasi dan Waktu Pengerjaan
Biaya juga bisa dipengaruhi oleh lokasi penyedia jasa serta urgensi waktu pengerjaan. Jika membutuhkan hasil cepat (express service), biasanya akan ada tambahan biaya.
7. Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
Untuk dokumen penting seperti arsip perusahaan, data medis, atau dokumen hukum, penyedia jasa biasanya memberikan standar keamanan khusus. Proses ini memerlukan sistem proteksi data dan SDM yang terlatih, sehingga tarifnya lebih tinggi dibanding jasa scanning biasa.
Rata-rata Estimasi Biaya Jasa Scan
Sebagai gambaran umum, berikut perkiraan biaya jasa scan di pasaran (harga dapat bervariasi):
- Dokumen hitam putih A4 standar: Rp300 – Rp1.000/lembar
- Dokumen berwarna: Rp1.000 – Rp2.500/lembar
- Blueprint / dokumen besar: Mulai Rp10.000/lembar
- OCR dan indexing: Tambahan Rp100 – Rp500/lembar
Catatan: Harga dapat berbeda tergantung penyedia jasa, jumlah dokumen, dan kualitas yang diinginkan.
Kesimpulan
Estimasi biaya jasa scan dipengaruhi oleh berbagai faktor mulai dari jenis dokumen, jumlah, resolusi, jenis scanner, layanan tambahan, hingga standar keamanan. Memahami hal ini membantu Anda membuat keputusan lebih bijak saat memilih layanan scanning yang sesuai kebutuhan dan anggaran.
Jika Anda membutuhkan jasa scanning profesional dan terpercaya, pastikan untuk memilih penyedia yang menawarkan kombinasi terbaik antara kualitas, kecepatan, dan harga yang transparan.
Jika Anda membutuhkan jasa scanning profesional, cepat, dan terpercaya, hubungi kami di 0818-0914-9175. Tim kami siap membantu proses digitalisasi dokumen Anda dengan kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.
