Scanner adalah perangkat vital bagi lembaga pendidikan, biro psikotes, perusahaan, hingga institusi pemerintah yang harus memproses ribuan dokumen atau Lembar Jawaban Komputer (LJK) dalam waktu singkat. Beban kerja yang berat membuat scanner bekerja ekstra keras. Tanpa perawatan yang benar, performanya akan cepat menurun, hasil scan tidak akurat, bahkan perangkat bisa rusak permanen.
Lalu, bagaimana cara merawat scanner agar tetap awet meskipun dipakai untuk pemindaian skala besar? Berikut panduan lengkapnya.
1. Bersihkan Roller Secara Rutin
Roller adalah bagian penting yang menarik kertas masuk ke dalam scanner. Jika roller kotor oleh debu atau sisa tinta, kertas bisa tersangkut (paper jam) atau tertarik ganda.
Tips membersihkan roller:
- Gunakan kain microfiber yang lembut agar tidak merusak permukaan.
- Jika ada noda membandel, gunakan cairan pembersih khusus roller atau alkohol isopropil 70%.
- Hindari penggunaan tisu kasar karena dapat meninggalkan serat halus.
- Lakukan pembersihan minimal seminggu sekali, atau lebih sering jika scanner digunakan setiap hari.
2. Jaga Kebersihan Kaca Scanner
Kaca scanner adalah “mata” perangkat. Sedikit saja debu atau sidik jari bisa membuat hasil scan bergaris, buram, atau muncul bayangan.
Langkah membersihkan kaca scanner:
- Matikan scanner dan cabut kabel listrik.
- Gunakan cairan pembersih kaca (non-abrasif) dan kain microfiber.
- Jangan semprot cairan langsung ke kaca—semprotkan ke kain lalu usapkan perlahan.
- Pastikan kaca benar-benar kering sebelum scanner digunakan kembali.
Kebersihan kaca scanner akan menjaga akurasi pembacaan, terutama pada LJK yang memiliki tanda kecil seperti bulatan atau silang.
3. Gunakan Listrik yang Stabil
Scanner profesional bekerja dengan motor dan sensor presisi tinggi. Fluktuasi listrik (naik turun) bisa membuat perangkat cepat rusak. Oleh karena itu, pastikan scanner selalu terhubung dengan UPS atau stabilizer.
Selain melindungi perangkat dari lonjakan listrik, UPS juga menjaga scanner tetap aman saat listrik padam mendadak. Dokumen yang sedang diproses tidak akan rusak, dan data tidak hilang.
4. Hindari Pemakaian Nonstop Tanpa Jeda
Meskipun scanner profesional dirancang untuk volume tinggi, bukan berarti bisa digunakan 24 jam nonstop. Pemakaian berlebihan tanpa jeda dapat menyebabkan komponen internal, terutama motor dan roller, cepat panas.
Tips aman penggunaan:
- Jika memindai ribuan dokumen, berikan jeda istirahat setiap 1.000–2.000 lembar.
- Matikan scanner sejenak agar suhu mesin turun.
- Hindari menaruh scanner di ruangan panas atau lembab.
Dengan manajemen pemakaian, usia scanner bisa bertambah jauh lebih lama.
5. Ganti Sparepart Sesuai Jadwal
Seperti kendaraan bermotor, scanner juga memiliki suku cadang habis pakai (consumable parts). Roller, pad, atau belt memiliki masa pakai terbatas. Produsen biasanya menyertakan informasi siklus penggunaan (misalnya roller tahan 200.000 lembar).
Jika sparepart tidak diganti sesuai jadwal:
- Proses pemindaian bisa sering macet.
- Hasil scan menjadi tidak rata.
- Performa scanner menurun drastis.
Mengganti sparepart lebih awal lebih baik daripada menunggu kerusakan parah yang justru lebih mahal biayanya.
6. Gunakan Kertas dalam Kondisi Baik
Banyak orang mengira kerusakan scanner hanya disebabkan oleh mesin. Padahal, kertas yang digunakan juga berpengaruh besar.
Hindari menggunakan kertas yang:
- Kusut atau terlipat.
- Terkena minyak, air, atau noda tinta tebal.
- Berisi staples, paperclip, atau perekat.
Kertas yang rusak bisa menyangkut di roller dan merusak mekanisme penarik kertas. Pastikan kertas LJK yang akan discan dalam kondisi rata, bersih, dan kering.
7. Lakukan Kalibrasi Secara Berkala
Beberapa scanner dilengkapi fitur kalibrasi otomatis. Namun, ada juga yang memerlukan kartu kalibrasi khusus. Kalibrasi penting untuk menjaga akurasi warna, ketajaman, dan deteksi dokumen.
Untuk scanner yang digunakan pada pemrosesan LJK, kalibrasi membantu memastikan bahwa tanda bulatan kecil tetap terbaca sempurna. Tanpa kalibrasi, risiko kesalahan pembacaan lebih tinggi.
8. Simpan Scanner di Tempat Aman
Saat tidak digunakan, pastikan scanner disimpan dengan baik.
- Gunakan penutup debu (cover) untuk melindungi dari kotoran.
- Simpan di ruangan dengan suhu stabil, tidak lembab, dan jauh dari paparan sinar matahari langsung.
- Jangan menumpuk benda berat di atas scanner.
Perawatan sederhana ini sering kali terlupakan, padahal sangat berpengaruh pada usia perangkat.
9. Gunakan Software Resmi dan Update Driver
Scanner profesional biasanya dilengkapi software pendukung. Pastikan selalu menggunakan software resmi dan memperbarui driver secara berkala. Driver yang lama bisa menyebabkan error, ketidakcocokan, atau scanner tidak terdeteksi komputer.
Bagi pengguna Digital Mark Reader (DMR), kompatibilitas scanner dengan aplikasi sangat penting. Dengan software dan driver yang selalu up-to-date, integrasi scanner dengan DMR berjalan lebih lancar.
10. Lakukan Service Berkala
Terakhir, jangan menunggu scanner rusak baru dibawa ke teknisi. Lakukan service rutin minimal setahun sekali, terutama jika scanner digunakan dengan intensitas tinggi. Teknisi biasanya akan:
- Mengecek kondisi roller dan belt.
- Membersihkan bagian dalam yang sulit dijangkau.
- Memastikan sensor dan motor masih bekerja optimal.
Service berkala adalah investasi kecil untuk mencegah kerusakan besar.
Kesimpulan
Merawat scanner yang digunakan untuk memproses ribuan LJK tidak bisa dilakukan sembarangan. Mulai dari membersihkan roller dan kaca, menjaga listrik tetap stabil, memberi jeda penggunaan, mengganti sparepart, hingga service berkala—semua langkah ini akan memperpanjang usia perangkat dan menjaga akurasi hasil pemindaian.
Dengan perawatan yang benar, scanner profesional dapat bertahan bertahun-tahun meski menghadapi beban kerja berat. Hasil scan tetap jernih, akurat, dan siap diproses oleh aplikasi seperti Digital Mark Reader (DMR) tanpa hambatan.