Oleh admin | Oktober 2025
Pendahuluan
Pernah bertanya-tanya bagaimana dokumen kertas berubah menjadi file digital yang rapi dan siap digunakan?
Proses ini ternyata tidak sekadar “menekan tombol scan”. Ada tahapan profesional yang memastikan hasilnya berkualitas dan mudah dikelola.
Artikel ini akan membahas alur kerja jasa scanning dokumen profesional dari awal hingga file digital siap digunakan.
1. Pengumpulan dan Sortir Dokumen
Tahap pertama adalah sortir dokumen berdasarkan kategori, ukuran, dan kondisi fisik.
Dokumen rusak, terlipat, atau sobek diperbaiki terlebih dahulu agar tidak mengganggu proses scanning.
2. Proses Scanning
Dokumen kemudian dimasukkan ke scanner berkecepatan tinggi (ADF).
Setiap halaman dipindai dengan resolusi optimal (biasanya 200–300 dpi).
Jika dokumen berwarna, sistem secara otomatis menyesuaikan mode scan agar warna tetap natural.
3. Pembersihan dan Optimalisasi Gambar
Hasil scan mentah sering kali memiliki noda, bayangan, atau posisi miring.
Software khusus digunakan untuk:
- Meluruskan halaman (auto deskew)
- Menghapus background
- Mengatur kontras dan ketajaman
4. Proses OCR (Optical Character Recognition)
OCR memungkinkan teks dalam gambar terbaca oleh komputer.
Dengan OCR, pengguna bisa mencari kata dalam file PDF seperti mengetik di dokumen Word.
Inilah yang membuat hasil scan lebih berguna untuk keperluan pencarian dan pelaporan.
5. Penamaan & Pengelompokan File
Setelah semua dokumen di-scan, hasilnya diberi nama dan disusun berdasarkan:
- Nomor dokumen
- Tahun
- Jenis arsip
- Divisi atau departemen
Langkah ini penting agar pencarian file cepat dan terstruktur.
6. Output File & Penyimpanan
Hasil akhir disimpan dalam berbagai format: PDF, TIFF, JPG, atau DOCX sesuai permintaan.
Kemudian file dikirim dalam:
- Flashdisk atau HDD eksternal
- Cloud storage (Google Drive, Dropbox, OneDrive, dll)
7. Quality Control (QC)
Setiap proyek scanning selalu melewati tahap QC untuk memastikan tidak ada halaman terlewat, blur, atau rusak.
Keunggulan Proses Profesional di scan-ljk.dmr.id
- Scanner berkecepatan tinggi
- Hasil OCR rapi dan siap pakai
- Keamanan data terjamin
- Dukungan teknisi berpengalaman
Penutup
Digitalisasi dokumen bukan sekadar memindai, tapi mengubah informasi menjadi aset digital yang mudah dikelola.
Dengan proses yang profesional, setiap lembar dokumen bisa menjadi data bernilai tinggi yang siap digunakan kapan saja.